[Excel practical trick] Switching the "duplicate data" in the roster quickly and also prevents incorrect deletion

The same person may enter twice in a customer list.With such "duplicate data", it may be inconvenient to aggregate, etc., and may send two DMs to the same person.It is necessary to delete and clean extra duplicate data.However, there may be people with the same name, so it is forbidden to look at the name and delete it easily.Confirmation and deletion of duplicate data is a surprisingly headache problem.[Video] View the procedure for checking duplicate data in the video

Figure 2

Excel can automatically delete the duplicate data by using the "Detail Delete" function in the "Data Tools" group of the "Data" tab.However, some people may say, "If you delete it suddenly, you are worried that you will not accidentally delete another person's data."Therefore, let's introduce a technique that picks up only the duplicate data and arranges it so that it can be checked visually (Fig. 1).The use of the "conditional format" and "filter" on the "Home" tab is used.

Figure 3

まずは、「名前」列だけを選択して「条件付き書式」のメニューで「セルの強調表示ルール」→「重複する値」とたどり、重複する名前に色を付ける（Figure 2）。すると同姓同名のデータが目立つようにはなるが、これだけでは離れた位置にあるデータを見比べるのはかなり苦労する。

Figure 4

そこで、色を付けた同姓同名のデータだけを抽出するために、フィルター機能を使う。フィルター機能には実は、セルの「色」を基にデータを絞り込む機能もあるのだ。「並べ替えとフィルター」ボタンのメニューにある「フィルター」を選び、表示された「名前」セルの「▼」ボタンで、「色フィルター」を選ぼう（Figure 3、Figure 4）。「条件付き書式」で付けられた色を選ぶと、その色に塗られたデータだけを抽出できる。さらに「昇順」などで並べ替えれば、図1右下のように、重複データが連続するように一覧表示され、効率良く見比べられるようになる。田村規雄＝日経PC21