【2021年最新】マニュアル作成ツール比較10選！選び方のポイントも解説
業務の効率化を進めていくには、正しく整備されたマニュアルの作成は重要です。しかし1からマニュアル作成を行うと時間がかかるうえ、作成者の能力によって出来栄えが変わります。「誰でも」「効率よく」「簡単に」マニュアル作成をしたいと考える担当者もいるのではないでしょうか。
この記事では、誰でも効率よく簡単にマニュアルを作成することを目的とした「マニュアル作成ツール」を紹介するとともに、マニュアル作成ツールを選ぶときに見るべきポイントについても解説します。
目次マニュアル作成ツールとは
通常、マニュアルを作成する際は、WordやExcel、PowerPointといったオフィスソフトで作成しているケースが多いです。しかしこれらはマニュアル作成に特化したソフトではありません。また、オンラインマニュアルの作成にも不向きです。
このような点から、マニュアル作成にはある程度の知識・技術が求められるため、限られた担当者でしか質の高いマニュアルが作成できない状況となります。
マニュアル作成ツールは、マニュアル作成に特化しており、テンプレートや動画編集、テキストの自動生成といった機能が搭載されています。そのため、誰でも質の高いマニュアルが作成できます。
オフィスソフトを使用したマニュアル作成のメリット・デメリット
1 オフィスソフトを使用したマニュアル作成のメリット
オフィスソフトは通常業務で使用するPCであればほとんどの場合インストールされているため、マニュアル作成においては追加の費用が発生せず作成できるという点が挙げられます。
また、マニュアル作成以外の業務で使用しているのであれば、使い慣れたツールで操作できるため、ツールの使用方法で困るという問題が発生しません。
新たにツールを導入して利用するとなると、コストもかかり、また使い慣れるまでに時間もかかります。使い慣れたオフィスソフトを利用すれば、これらの問題が発生しないというメリットが挙げられます。
2 オフィスソフトを使用したマニュアル作成のデメリット
オフィスソフトはもともと文書や表計算、プレゼンテーション用のソフトであり、マニュアル作成においては不向きな面がいくつかあります。たとえば、動画や画像を挿入するとファイルが肥大化して重くなってしまう点や、フォーマットが自由にできる分、作成者が異なるとフォーマットの統一性がなくなってしまう点が挙げられます。
また、画像や動画を挿入するために編集が必要になった場合、オフィスソフトでは画像・動画編集機能まではないため、別途編集用のソフトが必要となり、コストがかかります。そのため、どうしても文字中心のマニュアルとなってしまい、読みづらさや理解のしにくさが出てしまいます。
マニュアル作成ツール導入のメリット3つ
1 マニュアル作成業務の効率化・品質の向上
マニュアル作成ツールはマニュアル作成業務を効率よく行うための機能が豊富にあります。たとえばコンテンツの自動作成機能や画像・動画編集機能などが挙げられます。また、マニュアルの様式が作成者によって変わることがないよう、豊富なテンプレートも用意されています。
これらの機能を使えば、短時間でマニュアルを作成できるだけでなく、複数の人が作成・編集しても品質を統一できます。結果、マニュアル全体の品質向上につながります。
2 コスト削減
マニュアル作成業務の時間が短縮することで、人件費の削減につながります。また、オフィスソフトでは画像・動画編集機能がありませんが、マニュアル作成ツールでは画像・動画を編集するための機能が備わっているものもあり、別途ツールを購入する必要がありません。
さらに、トレーニングコンテンツを利用すれば教育にかかる時間の短縮にもつながります。
3 ナレッジの蓄積・共有が容易
マニュアルは公開・共有後も状況が変われば日々更新する運用が必要です。マニュアル作成ツールでオンラインマニュアルを作成すれば、共有もスムーズです。また、作成したマニュアルの必要な箇所だけを共有リンクやQRコード出力で共有することも可能となり、欲しい情報を必要なときに入手できます。
マニュアル作成ツールは共有という面でも多数の機能が搭載されており、多くの人で活用できるメリットがあります。
次は、これらのメリットをもった具体的なマニュアル作成ツールを10選ご紹介いたします。
マニュアル作成ツールソフトの比較10選
「ココミテ」コニカミノルタ株式会社
POINT「ココミテ」は、クラウド上でわかりやすいマニュアルの作成および運用が可能なソリューションです。
マニュアルはレイアウトに沿って作成していくだけで、効率よく作業が進められます。画像や動画、PDF等の文書が入ったタイプのものも作成できるだけでなく、 マルチデバイス対応によりPCやタブレット、スマートフォンでも作成可能です。
共有リンクを利用することで必要な情報だけをピンポイントに共有 できます。またタグ絞り込みやキーワード検索も可能。QRコードを生成することでダイレクトにマニュアルにアクセスすることもできます。
30日間無料トライアルも申し込みが可能 です。実際に使ってみて使い勝手を確認したいと考えておられる方は、利用してみるといいでしょう。
「Dojo」株式会社テンダ
POINT「Dojo」は自動作成機能を搭載したマニュアル・コンテンツ作成ツールです。
Dojoの特長はマニュアル作成時間を短縮できる自動作成機能がある 点です。操作マニュアル作成においては、対象のシステムを操作するだけで自動的に画面をキャプチャーし、操作の内容をテキストで保存します。
また、Dojoには確認テストやシミュレーションコンテンツも作成できる機能があり 、マニュアルを使った習得度を確認するための教材も併せて作成できます。
無料トライアルが利用できる ので、操作して製品の特長を確認したいと思う方は、申し込みしてみてください。
「iTutor」株式会社ブルーポート
POINT「iTutor」は、あらゆるマニュアル作成を自動化するマニュアル作成ソフト です。操作マニュアル、動画マニュアル、eラーニング教材まで、さまざまなマニュアルを自動作成できます。
操作マニュアル作成は、マニュアル化したい作業を実際に操作するだけ 。自動録画によってマニュアルが自動作成できます。細かな編集やさまざまなファイル形式での出力も対応。マニュアル作成時間を大幅に短縮します。
動画マニュアルも撮影した動画編集をそのまま実施できるため、動画編集ソフトは不要です。また、 動画データを活かしてe-ラーニングコンテンツ制作も可能 。トレーニングコンテンツも作成でき、学習した内容のチェックもできます。
全ての機能を21日間試せる無料トライアルが利用可能 。実際に使ってみたいと思った方は、申請するといいでしょう。
「Teachme Biz」株式会社スタディスト
POINT「Teachme Biz」はマニュアル作成だけでなくトレーニング作成も可能なマニュアル作成・共有システムです。
撮影した動画からの画像の切り出し、動画・画像編集により、マニュアルをスピーディーに作成できます。また、 業務工程をステップ化してわかりやすくする ことで、未経験の人でもステップを踏むことで正しく業務を実施できるようになります。
また、作成したマニュアルの検索機能やQRコードによるダイレクトアクセスも可能 。困ったときにすぐマニュアルを参照したいという場合に活用できます。
作成したマニュアルにあわせてトレーニングコースの設計、作成も可能 。トレーニングコースの受講状況も可視化され、リアルタイムに把握できます。マニュアルとトレーニングをあわせて、従業員育成をスピードアップできます。
「tebiki」ピナクルズ株式会社
POINT「tebiki」は動画マニュアルを誰でも簡単に作成できるクラウド型動画教育システムです。
教えたいことをスマホで撮影するだけで、動画マニュアルが作成できます。また音声認識システムが音声を認識し、字幕を自動生成します。 生成された字幕は、言語を選択することで100か国以上の自動翻訳にも対応 しているため、外国人スタッフに向けてのマニュアルも作成できます。
画面録画もでき、操作説明マニュアルも作成できます。動画のカットや、図形挿入といった編集も、専門知識がなくとも手軽に実施できます。
サポート体制も充実。活用方法の提案や導入計画の策定など、さまざまな支援が得られます。また、Web会議やメールでのカスタマーサポートもできますので、導入後も安心です。
「NotePM」株式会社プロジェクト・モード
POINT「NotePM」は、社内のナレッジ情報をウィキペディアのように作成・共有できるナレッジ共有ツールです。
文書は高機能エディタとテンプレートを利用することで、気軽に書込みできます。また変更履歴の自動記録もされるため、編集内容をあとから参照可能。そのほか文書だけでなく WordやExcel、PDFなどの文書ファイルも共有できるため、社内のナレッジ情報を集約して一元管理できます。
集約したナレッジは高機能な検索機能によって欲しい情報をすぐ見つけられます 。文書のキーワードハイライトはもちろん、共有したファイルの中身も全文検索可能。またツリー構造によるフォルダ構成、タグ付けもできます。
マルチデバイス対応、チャット連携もあるので、調べたいときにすぐ利用できます。30日間無料お試しもあります ので、使い勝手を確認したい方はご利用ください。
「GROWING MOBILE」株式会社ホスピタリティ&グローイング･ジャパン
POINT「GROWING MOBILE」は、教育・研修サービスを手掛けるホスピタリティ&グローイング･ジャパンが開発したクラウド型の教育コンテンツです。PC、タブレット、スマホなどでいつでもどこでも学習できます。
社会人の基礎知識が学べる3,000問のクイズ集のほか、自社コンテンツやオリジナル研修動画が作成可能 。また、社内にある研修資料もアップロードして一元管理できます 。研修資料にあわせて理解度チェックのためのテスト問題をつければ、迅速な共有が実現できます。
受講状況やテスト結果は管理画面から確認でき、受講を促すアナウンスも必要に応じて実施できます。 コンテンツは多言語にも対応し、日本語、英語、タイ語も利用できるため、海外スタッフの学習にも活用できます。
「EZLecture」株式会社ラディアス
POINTEZLectureは、3タイプのマニュアルを自動作成する機能をもっています 。画像および文章で手順を解説する操作マニュアルタイプ、チュートリアルなど動画と音声で解説する動画マニュアルタイプ、実際に体験しながら学べるシミュレーションタイプが作成できます。
EZLectureはライセンス料だけの買い切り型であり、ランニングコストがかかりません 。サポートもヘルプデスクの無制限の利用、不具合修正プログラムの提供が無料で受けられます。
30日間の無料トライアルもあります ので、使い勝手を実際に試して確認したいという方は、利用してみるといいでしょう。
「Qast」any株式会社
POINT「Qast」は、社内のナレッジを集約・共有できるナレッジ共有ツールです。
Qastのユーザー・インタフェースは大変シンプルで、誰でも投稿・閲覧できます。テンプレート機能もあるほか、文字装飾や表の作成、ドラッグ＆ドロップで ファイルを添付することも可能です。
ナレッジの集約・共有が容易という点も特長です。スマートフォンアプリでの利用もでき、またSlack、TeamsでのメッセージのやりとりもQastに連携しナレッジとして投稿可能。投稿したナレッジは、 フォルダへの閲覧権限設定によりチーム内に限定した共有ができます。
「Helpfeel」Nota株式会社
POINT「Helpfeel」は「意図予測検索」により、いかなる曖昧な質問表現でも回答するFAQシステムです。 質問予測パターンを50倍以上に拡張、FAQ検索ヒット率98%を実現 。言葉の違いや漢字表現、ひらがな表現の違いだけでなくスペルミスや抽象的な表現にも対応しています。
さらに、検索内容から最適な質問を探す手法により、従来のFAQシステムと比べて約1,000倍高速の 0.001秒という高速応答を実現。利用者の問題を迅速に解決に導くことにより、満足度上昇につなげます。
FAQページの追加・編集はWordで文章を作成する感覚で実施でき、特別なスキルは不要 です。テキスト以外に画像や動画を掲載することもでき、わかりやすいマニュアルを手早く作成できます。
マニュアル作成ツールを選ぶ前に作成目的を確認
マニュアルは複数のタイプがあり、マニュアル作成ツールも汎用的なものからそれぞれのタイプに特化したものまでさまざまです。作成目的とタイプが異なるツールを選択すると、うまく扱えず目的のマニュアルが作成できません。作成目的のマニュアルを確認し、その目的にあったマニュアル作成ツールを選ぶところから始めましょう。
1 手順書形式のマニュアルを作成するなら
手順書形式のマニュアルを作成したいなら、ひとつひとつ作業をステップ化して説明できる形式がわかりやすくていいでしょう。また、手順書形式のマニュアルは何度も利用する可能性があるため、すばやく該当ページを確認するためのリンク機能や検索機能があると便利です。
さまざまな形式にマニュアルを出力し、タブレットやスマホなどPC以外のデバイスでも利用できると、必要な時にすぐ確認できます。ご紹介したツールの中では、「ココミテ」「Teachme Biz」などが該当します。
2 操作マニュアルを作成するなら
PCでの操作マニュアルを作成するとき、オフィスソフトを使用した場合だと操作のたびに画像をキャプチャーして貼付け、という作業を繰り返し行う必要があります。操作マニュアルの作成では、この手間を省けるツールがおすすめです。
自動的に画面キャプチャーするものや、操作をそのまま動画として撮影できると、マニュアル作成時間も短縮でき便利です。また、マニュアルに記載されている操作を覚えるための確認テストなどのトレーニングコンテンツも作成できると、理解度をより深められます。ご紹介したツールの中では、「iTutor」「Dojo」などが該当します。
3 現場向けの動画マニュアルを作成するなら
PC上で行う作業を動画にしたい場合は、PC内で録画しながら実際の操作を行うだけ済みます。しかし現場での作業をマニュアルに動画で載せたい場合は、カメラで現場の作業を撮影する必要があります。
スマホなどのカメラで撮影した動画を編集し、マニュアルに取り込めるツールを選択しましょう。その際、対応する動画フォーマットを確認しておくことが大切です。ご紹介したツールの中では、「tebiki」などが該当します。
4 ナレッジを蓄積したいなら
マニュアルの作成ではなく、社内にあるナレッジを集約・共有し、それをマニュアルとして利用したい場合は、ナレッジ共有ツールが向いています。誰でも簡単に投稿・編集できるためナレッジが集まりやすく、また変更履歴により修正前の履歴を追うこともできます。
さらに、ナレッジ共有ツールの検索機能が充実している点も見逃せません。欲しい情報がすぐに見つかるのは大変有益です。注意すべき点は、社内に浸透し活用されないとナレッジが集まらず意味をなさないところです。活用を促す活動を実施する必要があります。ご紹介したツールの中では、「NotePM」「Qast」などが該当します。
マニュアル作成ツールを選ぶ際に見るべき6つのポイント
1 作成するマニュアルにあっているか
自分がどういうマニュアルを作成したいか、用途と活用のイメージを先に決めておくことが大切です。画像をメインとしたマニュアルとするのか、動画を重視した手順とするのか、またはテレワークなど離れた人への研修であればe-ラーニングコンテンツを作成するという方法もあります。
どのツールも全てのコンテンツが作成できるわけではなく、静的コンテンツの作成に向くもの、動画コンテンツに向くもの、などがありますので、自分で作成したいと思うマニュアルに合ったツールを選びましょう。
また、外国人スタッフに向けてのマニュアルを作成したいなら、多言語対応や自動翻訳機能があると大変便利です。
2 コストはじゅうぶんか
マニュアル作成ツールの料金体系はツールによって異なります。編集者数やデータ量によって料金プランが異なるもの、機能によって料金が変わるもの、また提供形態によっても変わってきます。そのため、利用目的にあわせてプランや必要な機能を選択する必要があります。
利用時の見積もりが甘いと、不要な機能もあわせて購入したり、編集者数や閲覧者数、データ量が想定より多く追加で費用が発生したり、といった予想外の事態になることもあります。そういったトラブルを招かないためにも、目的と共に必要なユーザー数やデータ量を可能な限り見積もっておくことが大切です。
3 マニュアル作成を効率化できる機能があるか
自分が作成したいと思うマニュアルを作成できる機能がじゅうぶんに備わっているか、見ておきましょう。画像を多く貼りつけ、手順書形式のマニュアルとしたいなら、画像を貼りつける作業を効率化できる機能や、そのまま画像編集ができるツールが望ましいです。
動画マニュアルを作成したいなら、撮影した動画をそのまま編集できる機能があると便利です。動画編集ソフトはそれ単体でもコストが発生するため、簡易的なものであってもカットや字幕の編集、音声の追加などが最低限できると役立ちます。また、ツールによっては字幕や音声を自動生成する機能があるとなお使いやすいです。
4 マニュアルを活用しやすくする機能があるか
マニュアル作成ツールには、ただマニュアルを作成するだけでなく、マニュアルを活用しやすくするための機能も備わっています。作成したマニュアルが使われないのでは意味がありません。そのため、マニュアルをより活用できる機能がどれだけあるか、という点も確認しておきましょう。
たとえば、マニュアル内の情報を全文検索する検索機能や、必要な情報が記載されているマニュアルのページに直接アクセスできるQRコード出力機能があると、マニュアルを1から見直す必要がなく直接欲しい情報が得られるため、ナレッジとしても活用できます。
5 使いやすいか、すぐに使いこなせるか
マニュアル作成ツールを扱うには、ある程度の画像編集技術や動画編集技術が必要です。ツールによっては自動生成されるものもありますが、細かな修正や追加をしたいと考えた場合、編集するためのスキルが必要と考えましょう。
その際、細かな編集も含めて、そのツールが本当に使いやすいか、使いこなせるかがとても重要です。導入したもののなかなか使いこなせないようでは、導入の効果を得るまでに時間がかかります。使いこなせるか気になる方は、導入前に無料トライアルを申し込み、実際に使ってみて確認してみましょう。
6 充実したサポートが得られるか
アプリケーションの利用にあまり自信がない方は、ツールがうまく使いこなせない場合に相談できるサポート体制があるか、確認しておきましょう。導入時も含めてサポートしてもらえる体制が整っていると、スムーズに導入できます。
マニュアル作成ツールによっては、より導入しやすく、またより活用の幅が広がるように、活用方法の提案を支援してもらえるサポートも存在します。より多くの人に利用してもらうために、使用法の提案をサポートで受けられるとツールを導入した効果が得られやすくなります。
目的に合ったマニュアル作成ツールを選ぼう
今回はマニュアル作成ツールについてご紹介しました。今までマニュアルをオフィスソフトで作成されていたという方もいるでしょう。マニュアル作成ツールを利用すれば、以下のメリットが得られます。
しかし、マニュアルは目的によってタイプが異なります。教育向けや操作向け、動画を挿入したものやeラーニングなどがあるため、対象のマニュアルが作成できるツールを見定めることが大切です。
マニュアル作成ツールの導入を検討しており、より深く知りたいという方は、無料トライアルの利用や、資料請求を行ってみてはいかがでしょうか。
